Cómo organizar documentos de una reorganización

Una reorganización produce decenas de documentos en meses de trabajo. Sin estructura previa, terminan en una carpeta plana donde “acta_final_v2_FIRMADA(1).pdf” convive con borradores obsoletos.

• 01 Antecedentes: lo que el cliente entrega y lo que se solicita.
• 02 Borradores: versiones de trabajo, siempre versionadas.
• 03 Revisión: lo que está en revisión interna o del cliente.
• 04 Firma: versiones finales y ejemplares firmados.
• 05 Actuaciones posteriores: publicaciones, inscripciones, avisos.
• 06 Cierre: expediente final y respaldos.

La estructura importa menos que su consistencia: la misma plantilla en cada operación hace que cualquier persona del equipo encuentre cualquier documento sin preguntar.